Ongeorganiseerde werkomgevingen zorgen voor verspilling van bedrijfstoepassingen en verbergen vaak de onderliggende problemen. Ze creëren tevens mentale rommel en zorgen vaak zelfs voor chaos. Een goed georganiseerde werkplek zorgt niet alleen voor een opgeruimde basis als werksituatie, maar het creëert ook een beter bewustzijn ten aanzien van bedrijfsprocessen, bronnen van verspilling en de mogelijkheid voor verbetering.
Veel organisaties beginnen, gezien het voorgaande, hun Lean IT-reis met 5S. Dit is een methode om de werkplek te organiseren. Deze methode biedt een systematische aanpak voor het opruimen, organiseren en onderhouden van een ordelijke werkplek; ‘het huis op orde’. 5S heeft betrekking op het sorteren, ordenen, schoonmaken, standaardiseren en het systematisch verbeteren van de IT-middelen zoals: storage, hardware, software en licenties, maar ook op bijvoorbeeld werkruimten, processen, gegevens, kennis en intellectueel eigendom.
5S legt ook de basis voor de visuele werkplek waarmee overbodige acties worden verwijderd. Door het actief weergeven van informatie die gedeeld dient te worden biedt de visuele werkplek de medewerkers die informatie die nodig is zonder dat er naar hoeft te worden gevraagd. Een groot deel van de tijd wordt namelijk verspild aan onderbrekingen om vragen te beantwoorden zoals: `Wat is de status van …?’. Op een visuele werkplek worden de antwoorden op dergelijke vragen voortdurend weergegeven, bijgewerkt en is deze voor iedereen toegankelijk. De aandacht is dan ook proactief en wordt gelegd op dreigende problemen en op het voorkomen van onderbrekingen. Visuele procesmetingen en waarschuwingen zijn vaak zelfs geautomatiseerd. Hiermee wordt voorzien in proactieve uitzonderingsmeldingen om potentiële problemen te identificeren en kunnen er onmiddellijk corrigerende en preventieve maatregelen worden geïnitieerd.
Reageren niet meer mogelijk.