Doel
Het structureren van het denkproces rond kennis en verantwoordelijkheid bij het verbeteren van processen. De fundamentele betekenis betreft een ‘PDCA storyboard’, met als doel om op één pagina (A3-formaat / ongeveer 11×17 inch) de resultaten van de PDCA-cyclus (Plan-Do-Check-Act) te laten zien. Wanneer een probleemoplossende structuur op één stuk papier past, dan is het denken ook gefocused en gestructureerd. Het resultaat is een weergave op A3-formaat als eenvoudig storyboard dat het hele verhaal van een verbetering vertelt.
Beschrijving
IT-professionals zijn van nature systeemtechnische denkers en probleemoplossers en staan meestal onder tijds- en budgetdruk. Als gevolg daarvan worden er te vaak ‘workaround’-oplossingen aangebracht die niet gericht zijn op de grondoorzaak. Het gevolg: een voortdurende vorm van inefficiëntie en frustratie. Het is veel effectiever om meer tijd te nemen om eerst de situatie goed te beoordelen en het probleem en de weg naar een duurzame oplossing helder en beknopt te formuleren. De 80/20-analyse is hierbij een uitstekend en adequaat hulpmiddel.
Het A3-rapport is een eenvoudige weergave dat het hele verhaal vertelt van een verbetering. Het is een handig communicatiehulpmiddel waarop zichtbaar is hoe er over een bepaald probleem wordt gedacht en op welke manier het probleem wordt aangepakt en waarom. De linkerkant definieert het probleem, de rechterzijde stelt oplossingen voor.
De A3-methode houdt overigens veel meer in. Het is specifiek toe te passen bij het invoeren van de PDCA, bij het oplossen van problemen maar bijvoorbeeld ook bij verbetervoorstellen en statusrapporten.
Gebruik
- Formuleer het doel of de reden van het onderwerp. Formuleer dit zo kort en bondig mogelijk.
- Beschrijf de huidige situatie op basis van feitelijke informatie.
- Maak gebruik van tabellen, grafieken, diagrammen en dergelijke om het verhaal duidelijk en visueel te maken.
- Ga naar de ‘Gemba’ om informatie in te winnen.
- Hoe dient de toekomstige situatie eruit te zien?
- Welke specifieke prestatieverbeteringen dienen bereikt te worden?
- Geef visueel aan hoeveel verbetering moet worden bereikt, wanneer en met welke impact.
- Formuleer tegenmaatregelen, maar formuleer deze niet als doel.
- Wat is belemmerend om het doel te bereiken?
- Waardoor ontstaan deze belemmeringen? (gebruik de 5x waarom aanpak).
- Beschrijf de kloof tussen de huidige situatie en de gewenste situatie.
- Zorg dat er een link is tussen de geformuleerde tegenmaatregel(en) en de hoofdzaak van het probleem.
- Start een brainstormsessie met de teamleden om zo gezamenlijk op ideeën te komen.
- Ga naar de ‘Gemba’!
- Wat zijn de belangrijkste acties en uitkomsten in het transformatieproces en in welke volgorde?
- Maak per actie duidelijk wie verantwoordelijk is voor: wat, hoe, wanneer en waar.
- Maak een visueel document waarop acties, stappen, resultaten, tijdlijnen en rollen zichtbaar zijn.
- Hoe gaat het effect van de actie gemeten worden?
- Wanneer en door wie wordt de voortgang beoordeeld?
- Geef aan hoe en wanneer vervolgacties worden uitgevoerd.
- Hoe en wanneer is bekend of het plan correct is uitgevoerd?
- Hoe is bekend of uitgevoerde acties de impact hadden die van te voren zijn voorspeld?
- Hoe worden de bevindingen gedeeld met anderen?
- Hoe wordt verzekerd dat continu wordt doorgegaan met PDCA?
A3-rapport voorbeeld
Reageren niet meer mogelijk.