Andere termen zijn: stroomschema, flowdiagram en flow chart
Doel
Grafisch weergeven van de belangrijkste stappen van een proces. Het geeft inzicht in het volledige proces, de kritieke fasen van het proces, de probleemgebieden en het toont de relaties tussen de verschillende stappen in een proces. Veelal wordt gebruikgemaakt van afzonderlijke symbolen voor activiteiten, beslispunten, documenten, opslag en input- en outputproducten.
Beschrijving
Voor het maken van een stroomdiagram wordt bij voorkeur een aantal standaard symbolen gebruikt. De vorm van de symbolen is echter van ondergeschikt belang. Een stroomdiagram met andere symbolen is net zo nuttig. De symbolen zijn een middel en geen doel.
Tekenindicatie stroomdiagram
Het maken van een stroomdiagram is behulpzaam bij:
- Het visueel documenteren van een proces (met inbegrip van belangrijke gegevens zoals vastgelegd bij bijvoorbeeld een value stream map).
- Het bieden van een op feiten gebaseerde procesbeschrijving, als basis voor het begrijpen van de huidige problemen (slechte doorstroming, rework loops, vertragingen enzovoort.) en mogelijkheden.
- Om teams snel te kunnen voorzien van verbetermogelijkheden binnen het proces zodat begonnen kan worden met het definiëren van bijvoorbeeld kritische achterliggende oorzaken.
- Om teams te helpen in te zien hoe een proces zou moeten werken (toekomstige staat) zodra verspilling is geminimaliseerd.
- De communicatie over een proces, binnen en buiten de organisatie.
Gebruik
- Het gebruik van post-its kan behulpzaam zijn omdat het diagram dan niet telkens opnieuw getekend hoeft te worden. Ook wordt hiermee voorkomen dat bepaalde ideeën worden weggegooid, simpelweg omdat het te veel werk is om het diagram opnieuw te tekenen.
- Bepaal het proces dat onderzocht dient te worden en definieer het beginpunt en het eindpunt van dit proces.
- Beschrijf het huidige, gehele proces. Dat wil zeggen, zet de processtappen (activiteiten) van het begin tot het einde uit in het stroomdiagram. Het kan handig zijn om hierbij standaard symbolen te gebruiken. De eerste weergave geeft vaak allerlei werk dat opnieuw gedaan moet worden, vertragingen enzovoort.
- (Optioneel) Geef het ideale proces weer. Probeer de makkelijkste en meest efficiënte manier te identificeren om van het ‘startsymbool’ naar het ‘eindsymbool’ te gaan. Deze stap is niet absoluut noodzakelijk, maar het maakt de volgende stap makkelijker.
- Zorg dat de processtroom in één richting beweegt, meestal van links naar rechts of van boven naar beneden. Ga alleen in de omgekeerde richting als een beslissing vraagt om herhaling van een stap. Dit helpt om de volgorde van gebeurtenissen duidelijk in beeld te krijgen, want het wordt verwarrend als het aspect ‘tijd’ in alle richtingen (heen en weer) stroomt.
- Zoek naar verbetermogelijkheden door alle gebieden te identificeren die het proces belemmeren of weinig of geen waarde toevoegen. Wanneer de optionele stap is uitgevoerd, onderzoek dan alle gebieden die afwijken van het ideale proces met als vraag: `Waarom bestaat dit gebied’.
- Werk het stroomdiagram zodanig bij dat de problemen vanuit de vorige stap worden gecorrigeerd.
Aanvullend:
- Doorloop het proces voorwaarts om te begrijpen wat er gebeurt, daarna achterwaarts vanuit een klantperspectief door vragen te stellen als: ‘Waarom worden de dingen gedaan, zoals ze gedaan worden?’ of ‘is het handiger of mogelijk om iets anders te doen dat beter helpt of beter werkt?’
- Ga naar Gemba. Het in kaart brengen van processen dient zo veel mogelijk plaats te vinden daar waar het werk (proces) ook daadwerkelijk wordt uitgevoerd en zo min mogelijk vanaf het bureau.
- Creëer een ‘parkeerplaats’ waar belangrijke zaken worden opgeslagen, zoals verbeterideeën, aannames, vragen, aanvullende opmerkingen, `out of scope’-problemen en andere ideeën/suggesties
Reageren niet meer mogelijk.