Doel
Patronen ontdekken en begrijpen of het grootste probleem betrekking heeft op een bepaalde IT-servicegroep of op het proces waar de IT-service doorheen stroomt. De matrix is ook een hulpmiddel om met (toekomstige) klanten/gebruikers te praten over de complexiteit van een gezamenlijk IT-project.
Beschrijving
Complexiteit wordt geassocieerd met situaties en problemen met een hoge moeilijkheidsgraad. Complexiteit in een specifiek situatie kan door de één als groot worden ervaren en door een ander niet. Er is geen objectieve maatstaf voor complexiteit.
Complexiteit heeft te maken met het aantal componenten, de mate van samenhang en relaties daartussen en de eigenschappen van de componenten zelf. Hoe meer componenten, hoe meer mogelijke relaties, hoe hoger de complexiteit!
Gebruik
Na een ingewikkelde waardestroomanalyse om de aard en mate van PCE (Process Cycle Efficiency) te analyseren. Voor iedere component wordt een PCE-verwijdering berekend. De berekende waarde wordt ingevuld in een matrix. De resultaten kunnen op twee manieren worden geïnterpreteerd:
1. Matrix met een procesprobleem
Als een procesprobleem wordt aangeduid, kunnen corrigerende maatregelen gericht zijn op traditionele acties, zoals het verbeteren van de kwaliteit, het verminderen van doorlooptijd of WIP, enz.
Procesprobleem – voorbeeld
2. Matrix met een IT-serviceprobleem
Als een IT-service probleem wordt aangeduid, is de traditionele aanpak minder effectief zijn, omdat de oorzaak van slechte PCE niet een processtap is, maar de IT-service zelf. Opties omvatten stratificatie van hoe de IT-service wordt aangeboden of het standaardiseren ervan (increasing commonality). Dit laatste betreft het verminderen cq gemeenschappelijk maken van het aantal onderdelen, samenvoegingen, leveranciers, formulieren, enz. Andere opties zijn:
- het verleggen van producten via een ander (goedkoper of afzonderlijk) leveringskanaal;
- het verbeteren van het ontwerp of de configuratie;
- het potentieel outsourcen, of:
- elimineren van het IT-serviceaanbod.
IT-serviceprobleem – voorbeeld
PCE destructiecalculatie
Het hart van de complexiteitsmatrix wordt gevormd door de berekening van de PCE Destruction (PCED).
Berekening ‘destructie’: Procescyclus efficiëntie
De PCED vergelijking heeft drie belangrijke aspecten:
1. Je vergelijkt het proces met en zonder de specifieke stap voor elke IT-servicegroep die wordt aangeboden. Dat is het deel `alle stappen behalve het doel minus basissituatie’ van de vergelijking. Het is hetzelfde als vragen: `Wat zou de PCE zijn als deze stap wordt verwijderd voor dit aanbod?’
2. De impact wordt uitgedrukt als de ratio of het percentage van de `met’ en `zonder’ cijfers vergeleken met de basissituatie. Dit geeft getallen groter dan 1 (equivalent aan 100%).
Voorbeeld: Als PCE steeg van 1% tot 4% wanneer een aanbod werd verwijderd, dan vernietigd dit aanbod 3% van de PCE of drie keer de waarde van de PCE / basissituatie.
3. De verhouding wordt afgestemd op de vraag, zodat het uiteindelijke PCED-getal een `per eenheid’ weergave is.
Voorbeeld: Stel dat de cijfers worden gebruikt van punt 2 (een stijging van 1% naar 4% PCE) voor zowel een laagvolume (zeg 10 eenheden) aanbod en een hoogvolume (zeg , 100 eenheden) aanbod . PCED is 30 voor het laagvolume aanbod tegen 3 voor het hoogvolume aanbod.
Focussen op “per eenheid” versterkt PCED de boodschap dat een laagvolume aanbiedingen een proportioneel grotere impact hebben op PCE dan hoogvolume aanbod
Hogere PCED cijfers zijn altijd slechter dan de lagere PCED cijfers. Wat is “hoog” en wat is “laag” is afhankelijk van de eigen bedrijfssituatie, maar hogere getallen betekenen dat een bepaalde combinatie van aanbod en procestaken meer PCE verbruikt dan combinaties met lagere aantallen.
De PCE is behulpzaam bij het identificeren van bronnen en effecten van inefficiëntie in een proces.
Process Cycle Efficiency (PCE)
De beste indicatie van de algehele procesgezondheid wordt verkregen door het meten van de procescyclusefficiëntie (Process Cycle Efficiency, PCE)). Dit is het percentage van de toegevoegde waardetijd (werk dat de vorm, specificaties of functie verandert zoals gewenst door de klant).
De totale doorlooptijd (value-add time) kan worden bepaald door de tijd te meten om `de dingen in het proces’ door te voeren. De PCE geeft de procesefficiëntie door het proces om te zetten van ‘werk in het proces’ naar resultaten/opleveringen. Een proces met een lage PCE zal grote non-value-add kosten hebben en grote kansen voor kostenreductie. PCE’s van minder dan 10% zijn gebruikelijk. De enige manier waarop de PCE kan worden verbeterd, is om het proces ontdoen van niet-value-add werk en kosten.
Little’s law
Een onderdeel van de PCE is de totale doorlooptijd (Total Lead Time) en die kan worden beschreven door Little’s law.
Berekening Totale doorlooptijd
Little’s law geeft aan hoe de doorlooptijd is gerelateerd aan het aantal dingen in het proces (ook bekend als Work in Process, WIP) en de afrondingssnelheid van het proces. Om de totale doorlooptijd , en dus de PCE, te verbeteren, wordt de capaciteit (gemiddelde doorlooptijd) verhoogd en/of de WIP verminderd.
Reageren niet meer mogelijk.